ZARZĄDZENIE NR 3 / 2023
Wójta Gminy Jonkowo
z dnia 5 stycznia 2023 roku
w sprawie aktualizacji Polityki Ochrony Danych Osobowych wdrożonej
w Urzędzie Gminy Jonkowo.
Na podstawie art. 24 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), publ. Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1, zarządza się, co następuje:
§ 1
W Polityce Ochrony Danych Osobowych stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 63/2021 Wójta Gminy Jonkowo z dnia 13 lipca 2021 roku wprowadza się następujące zmiany:
1. w art. 14 dodaje się pkt 6 w brzmieniu jak poniżej:
„6. Administrator przed powierzeniem danych osobowych zobligowany jest do uzyskania informacji o stosowanych środkach technicznych i organizacyjnych przez podmiot przetwarzający dane w jego imieniu, za pomocą formularza - listy kontrolnej procesora stanowiącej Załącznik nr 11.1 do niniejszej Polityki”.
2. w art. 37 dodaje się pkt 12 w brzmieniu jak poniżej:
„12. Procedura regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania określona jest w Załączniku nr 17.1 do niniejszej Polityki”.
3. po art. 38 dodaje się art. 38.1 zatytułowany „Przetwarzanie danych osobowych w celu prowadzenia postępowań rekrutacyjnych” w brzmieniu jak poniżej:
1. Jednostka przetwarza dane osobowe kandydatów w związku z prowadzonym postępowaniem rekrutacyjnym w zakresie niezbędnym do jego przeprowadzenia. Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO, Jednostka realizuje w stosunku do kandydatów obowiązek informacyjny.
2. Klauzula informacyjna jest zamieszczana w treści lub jako załącznik do ogłoszenia o naborze albo pracę. Każdorazowa zmiana treści klauzuli informacyjnej zawierającej informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, wymaga przeprowadzenia uprzednich konsultacji z IOD.
3. Jednostka, jako Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych kandydatów.
4. Jednostka jest zobowiązana podać do publicznej wiadomości wyniki naboru na wolne stanowisko pracy. Informacja podawana jest do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie jej w widocznym miejscu w siedzibie jednostki oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.
4. po art. 38.1 dodaje się art. 38.2 zatytułowany „Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych” w brzmieniu jak poniżej:
1. Administrator lub osoba działająca w jego imieniu jest zobowiązana jest poinformować Inspektora Ochrony Danych o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
2. W sytuacji, gdy dobór narzędzi do przetwarzania danych osobowych nastąpi w drodze wyłonienia najkorzystniejszej oferty w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Inspektor Ochrony Danych jest zawiadamiany o zamiarze przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej przez Sekretarza Miasta. Zawiadomienie Inspektora Ochrony Danych o zamiarze przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej powinno zawierać m. in. informację o nazwie państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a także informację o celu przekazania danych osobowych; kategorii osób, których dane dotyczą oraz ich rodzaju. Zawiadomienie przekazywane jest na adres poczty elektronicznej inspektora ochrony danych oraz obsługi prawnej jednostki. Informacje zawarte w zawiadomieniu są niezbędne do zweryfikowania przez inspektora ochrony danych oraz obsługi prawnej jednostki właściwej podstawy przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
3. Na podstawie ww. informacji, inspektor ochrony danych dokonuje aktualizacji rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz właściwych klauzul informacyjnych, o ile przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej jest dopuszczalne w świetle rozdziału V RODO. W przypadku braku podstaw do przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, inspektor ochrony danych oraz obsługa prawna jednostki informuje administratora o braku przesłanki legalizującej transfer danych osobowych.
5. po art. 38.2 dodaje się art. 38.3 zatytułowany „Stosowanie środków komunikacji elektronicznej oraz usługi on-line” w brzmieniu jak poniżej: 1. Administrator może wdrożyć i stosować narzędzia elektroniczne, środki komunikacji elektronicznej, inne środki łączności oraz usługi online w celu załatwiania spraw w kontaktach z podmiotami trzecimi m.in. na podstawie art. 14 Kodeksu Postępowania Administracyjnego w zw. z w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz w zw. z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344). Przy wdrażaniu tego rodzaju systemów i narzędzi teleinformatycznych Administrator ma obowiązek wydać stosowne polecenia i instrukcje w celu zapewnienia należytej ochrony danych osobowych przetwarzanych przez osoby upoważnione. Polecenia, instrukcje oraz zasady funkcjonowania systemu e-usług zostaną szczegółowo uregulowane w odrębnym dokumencie.
§ 2
Wskazane powyżej zmiany w treści Polityki Ochrony Danych Osobowych stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 63/2021 Wójta Gminy Jonkowo z dnia 13 lipca 2021 roku obowiązują od chwili wejścia w życie niniejszego Zarządzenia.
§ 3
Wskazane powyżej wzory dokumentów stanowiące załączniki do Polityki Ochrony Danych Osobowych stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 63/2021 Wójta Gminy Jonkowo z dnia 13 lipca 2021 roku należy stosować od chwili wejścia w życie niniejszego Zarządzenia w sytuacji, w której zaistnieją okoliczności opisane w treści Polityki.
§ 4
W pozostałym zakresie swoją moc zachowują zapisy zawarte w treści Polityki Ochrony Danych stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 63/2021 Wójta Gminy Jonkowo z dnia 13 lipca 2021 roku.
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.